Antrag: Einfach digital – Bürokratie abbauen, Verwaltung vereinfachen

Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,
auf allen politischen Ebenen wird über den Abbau von Bürokratie diskutiert, doch tatsächlich wird dieser nur punktuell und schleppend umgesetzt. Dabei zeigt sich, dass auch auf kommunaler Ebene Regelungen und Verwaltungsprozesse angewendet werden, die aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger sowie der Mitarbeitenden der Verwaltung vermeidbare Hürden darstellen.
Ein Ansatz zur Entlastung ist die Anwendung eines modernen Service-Request-Managements. Damit können Anfragen effektiv, effizient und nachverfolgbar bearbeitet werden. Die Verwaltungsprozesse werden so gestaltet, dass sie einfach, verständlich und möglichst digital ablaufen, ohne dass es zu doppelten Dateneingaben oder unnötigen Antragsschritten und Formularen kommt.

Beispiele aus dem Verwaltungsalltag verdeutlichen den Handlungsbedarf:
Veranstalter, die bei der Kulturnacht alkoholische Getränke ausschenken möchten, müssen zusätzlich zur Anmeldung beim Kulturamt einen separaten Antrag bei den Bürgerdiensten stellen, obwohl diese Information bereits vorliegt. Hier wäre eine Weiterverarbeitung der Angabe und eine automatische Genehmigung möglich.
Selbst bei unveränderter Wohnsituation müssen Bewohnerparkausweise jährlich neu beantragt werden. Ein Abo-Modell mit automatischer Verlängerung und Vorabinformation würde sowohl die Antragsteller als auch die Verwaltung entlasten.
Die Kommunikation für Standgenehmigungen und Plakatierungsanträge erfolgt per E-Mail, was die Bearbeitung verzögert und erschwert.
Auch bei großen Events wie dem Schwörwochenende werden zahlreiche Vorgänge noch über einfachen schriftlichen Austausch abgewickelt. Ein digitaler Antrag mit Statusverfolgung wäre zeitgemäß und effizient.

Wir schlagen deshalb vor und bitten um Prüfung:
Die Stadt Ulm startet die Initiative „Einfach digital“. Ziel ist es, bestehende Verwaltungsprozesse auf Verbesserungspotenziale, unnötige Antragsschritte und fehlende Schnittstellen zu prüfen und diese wo möglich zu verschlanken.
Zu diesem Zweck soll auch eine unabhängige Ombudsperson oder eine digitale Meldeplattform eingerichtet werden, bei der konkrete Verbesserungsvorschläge oder Hinweise auf unnötige Bürokratie eingereicht werden können – ähnlich dem bereits etablierten Modell des Mängelmelders.

Mit freundlichen Grüßen
Martin Rivoir, MdL, Georgios Giannopoulos, Dorothee Kühne, Dr. Haydar Süslü, Heike Veile-Selig

Antwort von OB Martin Ansbacher: Einfach digital – Bürokratie abbauen, Verwaltung vereinfachen